Personuppgifter

Dataskyddförordningen (GDPR, General Data Protection Regulation) är svensk lag sedan den 25 maj 2018. Förordningen innehåller regler om hur vi får behandla personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Det är styrelsen för Nationella föreningen för sjuksköterskor i kirurgisk vård, NFSK, som är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som föreningen hanterar.

Styrelsen nås via: info@nfsk.se

Föreningens organisationsnummer: 802462-6767

Vem har tillgång till personuppgifter?

De av styrelsen specifikt utsedda personerna och leverantörerna har tillgång till personuppgifter.

Personuppgifter som lämnas till föreningen är tillgängliga för:

• Föreningens styrelse.
• Föreningens revisor, får vid begäran ta del av föreningens bokförning samt utdrag ur medlemsregistret vid revision.
• beSolutions AB, som sköter föreningens Medlemsservice, löpande bokföring, Anmälningsservice vid arrangemang samt IT-support.

I samband med aktiviteter kan specifika personuppgifter om deltagare lämnas ut till exempelvis hotell eller leverantör av mat.
Läs mer under Deltagare.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få information och tillgång till dina personuppgifter
  Kontakta oss och begär ett utdrag av dina personuppgifter.
   
• få felaktiga personuppgifter rättade
  Kontakta oss och berätta vilka av dina personuppgifter som vi skall rätta och vad de korrekta uppgifterna är.
   
• få dina personuppgifter raderade om vi inte längre behöver dem
  Kontakta oss om du vill få dina personuppgifter raderade. Nedan kan du läsa om hur länge vi sparar dina personuppgifter.
   
• få veta hur länge vi sparar dina personuppgifter
  Nedan kan du läsa om hur länge vi sparar dina personuppgifter.
  Du kan även kontakta oss om du har frågor kring hur länge vi sparar dina personuppgifter.
   
• lämna in klagomål till Datainspektionen
  Om du tycker att vi behandlar uppgifter om dig på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen kan du lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
  Läs mer hos Datainspektionen

Du kontaktar oss via info@nfsk.se

Laglig grund för hantering av personuppgifter

Formulär

Aktivt samtycke är den lagliga grund som vi hanterar dina personuppgifter på då du fyller i personuppgifter i ett formulär på vår webbsajt.

Då du fyller i formulären måste du kryssa i en ruta för att lämna ett aktivt samtycke till att vi får behandla dina personuppgifter.

Medlemskap

Avtal är den lagliga grund som vi hanterar dina personuppgifter på om du ansöker om medlemskap i Nationella föreningen för specialistsjuksköterskor i kirurgisk vård.

De personuppgifter som du lämnar till oss används för att administrera ditt medlemskap och för att du ska kunna få ta del av medlemsförmåner, samt att du ska få relevant information från oss.

Du kan när som helst be att få dina personuppgifter rättade eller be om att bli borttagen ur vårt medlemsregister. Efter att ditt medlemskap har avslutats sparar vi dina medlemsuppgifter i maximalt 1 år, sedan tas de bort

Aktiviteter och konferenser

Avtal är den lagliga grund som vi hanterar dina personuppgifter om du anmäler dig till en av våra aktiviteter eller konferenser.

Uppgifterna är nödvändiga för att kunna administrera din medverkan på konferensen, att du får ta del av eventuella erbjudanden eller medlemsförmåner. I vissa fall efterfrågar vi uppgifter, som är frivilliga att lämna, för att kunna anpassa aktiviteten/konferensen efter deltagarna, eller för att få statistik kring hur intresset för aktiviteten/konferensen varit i en specifik målgrupp.

Ditt namn och kontaktuppgifter kommer att användas för att skicka ut inbjudan till kommande aktivitet/konferens, vi sparar dina uppgifter i maximalt 1 år efter aktivitetens/konferensens genomförande.

Du kan när som helst be att få dina personuppgifter rättade eller borttagna.
Fakturauppgifter sparas enligt bokföringslagen.

Stipendier och priser

Personuppgifter som du lämnar när du ansöker om stipendium kommer, beroende på vilket stipendium som söks, användas för att pröva din rätt till att ansöka om stipendiet samt övrig administration kring stipendiet.

Personuppgifterna kan även användas behandlas för att föreningen ska kunna uppfylla sina förpliktelser enligt lag, annan lagstiftning eller myndighetsbeslut. Sådan behandling kan vara behandling för att uppfylla kraven enligt bokföringslagstiftningen eller penningtvättslagen, rapportering till Skatteverket, Polismyndigheten, Kronofogdemyndigheten, Finansinspektionen och andra myndigheter.

För vissa priser går det att nominera personer. Om du har blivit nominerad av någon annan så skall de bett om din tillåtelse först. Vi skickar ut information via mejl till alla som blir nominerade och informerar om att de blivit nominerade och hur vi hanterar personuppgifterna som angetts i nomineringen.

Webbsajten

Användning av kakor (cookies)

En kaka (cookie) är en liten textfil som lagras på din dator. Det finns olika typer av kakor. En permanent kaka ligger kvar på besökarens dator under en bestämd tid. En sessionskaka lagras tillfälligt i datorns minne under tiden en besökare är inne på en webbsida. Sessionskakor försvinner när du stänger din webbläsare.

Om du inte vill att kakor ska sparas

Vill du inte att kakor sparas kan din webbläsare ställas in så att den automatiskt låter bli att lagra kakor, eller att du skall bli informerad varje gång en webbplats begär att få lagra en kaka. I din webbläsare kan du också radera kakor som lagrats tidigare.

Mer information finns på hjälpsidorna för din webbläsare, du kan också besöka sajten Mina Cookies för att läsa mer.

Kakor (cookies) på vår webbsajt

_ga

Är en kaka som sätts av Google Analytics för att kunna följa besökare.

_gid

Är en kaka som sätts av Google Analytics för att kunna följa besökare.

_gat

Är en kaka som sätts av Google Analytics för att hantera förfrågningar.

Google Analytics

Vi använder analysverktyget Google Analytics för att mäta besök och beteende på webbsajten.

Publicering på webbsajten, sociala medier och informationsbrev

Avtal, intresseavvägning eller samtycke är de lagliga grunder vi använder oss av när vi publicerar innehåll på webbsajten, i våra sociala medier samt i informationsbrev.

Vid publicering av namn och foto kontaktar vi i de flesta fall personen/personerna som berörs och inhämtar samtycke.

Vi publicerar foton från aktiviteter och konferenser som vi arrangerar. I samband med fotografering informerar vi deltagarna om att fotografering sker och att de skall meddela om de inte vill att foton på dem skall användas.

För att publicering av namn och foto ska vara motiverad krävs att behovet av att visa föreningens verksamhet väger tyngre än att personerna på fotona har behov skydd för sina personuppgifter.

Om du finns med på ett foto på vår webbsajt eller i våra sociala media-kanaler och vill att fotot skall tas bort, kontakta oss via info@nfsk.se.

Informationsbrev (nyhetsbrev)

Samtycke är den lagliga grund vi använder oss av vid utskick av informationsbrev.

När vi skickar informationsbrev använder vi oss av nyhetsbrevstjänsten Mailchimp.

Du kan när som helst avregistrera dig från våra utskick, i varje utskick finns en länk som du kan klicka på för att avregistrera dig. Vid avregistrering sparar vi din e-postadress och anger i systemet att du inte vill få fler utskick.

Du som är medlem får automatisk informationsbrev/medlemsbrev från det att du blir medlem. Du kan när som helst avregistrera dig från våra utskick, i varje utskick finns en länk som du kan klicka på för att avregistrera dig. OBS! Detta innebär att du som medlem inte kommer få medlemsinformation från oss eftersom vi primärt skickar ut information via e-post till våra medlemmar.

Vilka personuppgifter hanteras?

Uppgifter om Medlemmar

Kontaktuppgifter

Vi behandlar kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med medlemmar och de som ansöker om medlemskap samt för att skicka medlemsavier.

Vi behandlar följande uppgifter:

• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Födelsedatum
• Personnummer

Personnummer har vi fått vid anmälan om medlemskap eller i samband med en adressuppdatering då personuppgifter kontrollerats mot SPAR.

Personnummer hanteras för att vi skall kunna säkerställa att vi har korrekta kontaktuppgifter. Vi uppdaterar kontaktuppgifter via SPAR och uppdateringar sker inför utskick, vid registrering i medlemsregister, samt om medlemmen inte kan nås via de kontaktuppgifter vi har registrerade. Personnummer används vid hantering av medlemsavgifter och avisering av medlemsavgifter.

Utbildning

Vi behandlar uppgifter om medlemmens/ansökandes utbildning för att kunna göra riktade utskick, statistiskt följa upp medlemsfördelning och medlemsvärvningskampanjer.

För de som ansöker medlemskap som Specialistsjuksköterska i kirurgisk vård eller som Studerande till yrket, så hanterar vi uppgifterna för att bedöma om personen enligt föreningens stadga har rätt till medlemskap i sökt medlemskategori.

Vi behandlar uppgifter om följande:

• Utbildning (som personen går eller har gått för att få den skyddade yrkestiteln "Specialistsjuksköterska i kirurgisk vård" eller "Avancerad Specialistsjuksköterska i kirurgisk vård")
• Lärosäte (vid vilken utbildningen ges/gavs)
• Examensdatum (planerat examensdatum för Studerande)

För Studerande används det planerade examensdatumet för att avgöra när medlemskapet skall överföras från kategorin Studerande till Specialistsjuksköterska.

Anställning

Vi behandlar uppgifter om medlemmens/ansökandes anställning för att kunna göra riktade utskick, statistiskt följa upp medlemsfördelning och medlemsvärvningskampanjer.

Vi behandlar uppgifter om följande:

• Arbetsgivare
• Arbetsplats
• Yrkesroll

Förtroendeuppdrag och andra uppdrag

För de som av årsmötet fått förtroendeuppdrag i föreningen, eller som av styrelsen tilldelats ett uppdrag (ex. Ambassadör), behandlar vi uppgifter om uppdraget för att följa årsmötets beslut och för att personen skall ha åtkomst till samt få ta del av information som är relevant för uppdraget.

Vi behandlar följande uppgifter:

• Vilket/vilka förtroendeuppdrag och/eller uppdrag som personen tilldelats.
• När personen tilldelades respektive förtroendeuppdrag/uppdrag.
• Mandatperiod för respektive förtroendeuppdrag/uppdrag.

Tredje parts åtkomst till personuppgifter för de som har förtroendeuppdrag och/eller uppdrag

För att personer med förtroendeuppdrag och/eller uppdrag skall kunna utföra de uppgifter som åligger personen, få relevant information och åtkomst till föreningens IT-system, samt om det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut, kan personuppgifter komma att lämnas ut till tredje part.

Exempel på tredje part är: föreningens bank, Skatteverket, organisationer där föreningen är medlem eller ingår i nätverk, IT-konsult/leverantör av föreningens IT-system.

Efter samtycke från personen kan personuppgifter komma att publiceras på föreningens webbsajt och i informationsmaterial från föreningen.

Följande personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part:

• Namn
• Kontaktuppgifter
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
• Förtroendeuppdrag och/eller uppdrag
• När personen tilldelades förtroendeuppdrag och/eller uppdrag.
• Mandatperiod för förtroendeuppdrag och/eller uppdrag.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Vid medlemsperiodens utgång

Om betalning av medlemsavgiften inte inkommit innan nuvarande medlemsperiods utgång så sparas personuppgifterna i maximalt 12 månader från medlemsperiodens utgång.

Uppgifterna sparas för att vi skall kunna kontakta medlemmen och påminna om betalning av medlemsavgift, samt för att medlemmen inte skall behöva skicka in en ny medlemsansökan vid sen inbetalning av medlemsavgiften.

Vid uppsägning av medlemskap

Om medlem begär utträde ur föreningen kommer personuppgifterna att raderas inom 30 dagar från att begäran om utträde mottogs.

Betalningsinformation

Uppgifter om medlemsavisering och medlemsbetalning hanteras enligt bokföringslagen.
Läs mer under Betalningsinformation nedan.

Uppgifter om Deltagare vid aktiviteter

I samband med aktiviteter och konferenser hanterar föreningen uppgifter om deltagare inklusive eventuella medverkande föreläsare, utställare och samverkanspartners.

Kontaktuppgifter

För att veta vilka som ska delta samt kunna kommunicera med dem så behöver vi hantera kontaktuppgifter.

Vi behandlar följande uppgifter:

• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress

Faktureringsuppgifter

För att kunna fakturera hanterar vi uppgifter som behöver finnas på fakturan enligt lag samt för att fakturamottagaren ska kunna granska, godkänna och betala fakturan.

Vi behandlar följande uppgifter:

• Fakturamottagare
• Faktureringsadress
• Referens
• Vad fakturan avser
• Deltagarens namn

Vi sparar uppgifter om deltagarens namn och kontaktuppgifter tills dess att fakturan är betald. Detta så vi kan kontakta deltagaren ifall den som angetts som fakturamottagare har frågor eller ej betalar fakturan.

Allergier, specialkost och särskilda behov

För att kunna beställa mat samt se till att lokalerna är anpassade efter deltagarna så behandlar vi uppgifter om följande:

• Allergier
• Specialkost
• Särskilda behov

Inom 7 dagar från att aktiviteten är genomförd anonymiseras information om allergier, specialkost och särskilda behov.
Enbart statistik sparas gällande allergier/specialkost/särskilda behov ifall statistik behövs för att kunna kontrollera att eventuella leverantörsfakturor som föreningen får avseende aktiviteten är korrekta. Statistiken raderas inom 7 dagar efter att sista leverantörsfakturan har registrerats som betald.

Tredje parts åtkomst till uppgifter om allergier, specialkost och särskilda behov

För att kunna beställa mat samt se till att lokalerna är anpassade efter deltagarna så kan personuppgifter komma att lämnas ut till tredje part.

I första hand lämnar föreningen ut anonymiserad information, så som statistik över antal deltagare som är allergiska mot en specifik kost.

Föreningen kan komma att lämna ut följande uppgifter till tredje part:

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Allergier
• Specialkost
• Särskilda behov

Namn och kontaktuppgifter lämnas ut om det krävs för att uppfylla personens behov, exempelvis boka hotellrum i personens namn, eller om personen vill komma i kontakt med den som tillagar/levererar maten eller ansvarar för lokalerna där aktiviteten äger rum.

Utbildning och arbetsplats

Vid anmälan till aktiviteter kan deltagaren bli ombedd att lämna uppgifter om sin utbildning, arbetsplats och yrkesroll.

Vi behandlar uppgifter om deltagarens utbildning, arbetsplats och yrkesroll för att kunna göra riktade utskick, statistiskt följa upp deltagarfördelning och marknadsföringskampanjer.

Vi behandlar följande uppgifter:

• Utbildning
• Lärosäte
• Arbetsplats
• Yrkesroll

Medlemskap i NFSK och andra föreningar

I samband med anmälan till aktiviteten kan deltagaren bli ombedd att lämna uppgifter om medlemskap i vår förening eller annan förening.

Vi behandlar uppgift om medlemskap för att kunna erbjuda förmåner och rabatterade priser samt för att göra riktade utskick, statistisk följa upp deltagarfördelning och marknadsföringskampanjer.

Medlemmar i vår förening kan i samband med vissa aktiviteter se kopia på sin anmälan då de är inloggade på webbsajten.

Vi behandlar följande uppgifter:

• I vilken förening deltagaren är medlem
• Medlemsnummer el. dyl. för identifikation av medlemskap
• Personnummer för identifikation av medlemskap
• Kampanjkod el. dyl. för koppling till förening

Tredje parts åtkomst till medlemsuppgifter som anges i anmälan

För att kunna erbjuda förmåner och rabatterade priser kan uppgifter om medlemskap komma att kontrolleras med angiven förening.

Uppgifter från anmälan som kan komma att lämnas ut till förening i vilken medlemskap angivits:

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Personnummer
• Medlemsnummer el. dyl. för identifikation av medlemskap
• Kampanjkod el. dyl. för koppling till förening

Mottagande av anmälan

Avser anmälningar som skickas till föreningen via föreningens webbsajt.

Vi behandlar följande uppgifter: 

• Datum och klockslag för inskickade av anmälan
• ID-nummer som kopplas till medlem, om medlem är inloggad på sitt medlemskonto då anmälan skickas in
• Avsändarens IP-adress
• Information om samtycke (att personen samtycker till behandlingen av uppgifterna som lämnats)

Datum och klockslag för inskickade av anmälan hanteras för att kunna erbjuda rabatterade priser på deltagaravgift baserat på anmälningsdatum.

IP-adressen sparas för att kunna spärra specifika IP-adresser vid automatiserade massanmälningar (SPAM), samt för att kunna användas vid misstanke om bedrägeri som leder till polisanmälan.

Bilder och foton

Vid aktiviteter är det vanligt att det fotograferas. Foton som tas av föreningens företrädare kan komma att publiceras på föreningens webbsajt, i föreningens sociala medier samt i föreningens informationsmaterial.

Följande uppgifter behandlas, och kan bli tillgängliga för tredje part:

• Foto på deltagaren som tagits under aktiviteten.

Om du vill att foto på dig skall tas bort från föreningens webbsajt eller sociala medier, kontakta info@nfsk.se.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Namn och kontaktuppgifter sparas i maximalt 12 månader efter aktivitetens genomförande för att kunna skicka ut utvärdering samt informera om kommande aktiviteter.

Stipendiater

Föreningen deltar ut fem olika stipendier och priser.

Ansökan om "Bästa abstract", "Bästa poster" respektive "Bästa fria föredrag"

Personer som lämnar in abstract till Kirurgveckan kan ha möjlighet att ansöka om ovanstående stipendier.

Vid ansökan om stipendium hanterar vi följande uppgifter:

• Namn
• Kontaktuppgifter
  • E-postadress
  • Telefonnummer
• Vilket abstract ansökan avser

Ansökan om "Kirurgisk Omvårdnadsstipendium"

Stipendiet kan sökas av föreningens medlemmar.
Ansökan sker via föreningens webbsajt och kräver att medlemmen är inloggad på sitt medlemskonto.

Vid ansökan hanteras följande uppgifter, utöver de uppgifter som finns i medlemsregistret:

• Namn på eventuella medförfattare
• Datum och tid då ansökan skickades in
• ID-nummer som kopplas till medlemmen som skickade in ansökan
• Information om projektet som ligger till grund för ansökan

Nominering till NFSK's Forskarpris

Det går att nominera sig själv eller någon annan.
Nominering sker via föreningens webbsajt.

Vid nominering hanteras följande uppgifter:

• Namn på nominerad
• E-postadress till nominerad
• Telefonnummer till nominerad
• Motivering till nominering
• Namn på den som nominerade
• E-postadress till den som nominerade
• Telefonnummer till den som nominerade

Bilder och foton

Inför prisutdelning kan stipendiat skicka in foto på sig själv för användning i inbjudan till prisutdelning samt i presentation, se nedan.
Under prisutdelning kan det komma att tas foton på stipendiaten som sedan används i presentation, se nedan.

Vi behandlar följande uppgifter:

• Foto på stipendiat

Presentation

Stipendiaterna kan komma att presenteras på föreningens hemsida, i föreningens sociala medier och i informationsmaterial från föreningen.

Följande uppgifter kan bli tillgängliga för tredje part:

• Namn på stipendiat
• Presentation av stipendiat
• Foto på stipendiat
• Information:
  • Vad som låg till grund för stipendiet (abstract, poster, föredrag, projekt)
  • Juryns motivering
  • Stipendiets storlek

Betalningsinformation

För att kunna betala ut stipendiet behöver vi veta vem som ska motta pengarna samt vart pengarna ska sättas in.

Vi behandlar följande uppgifter:

• Namn på betalningsmottagare
• Betalningsmottagarens bankkonto-, bankgiro- eller plusgironummer

Betalningsinformation hanteras i enlighet med bokföringslagen, läs mer under Betalningsinformation nedan.

Betalningsinformation

Betalning till föreningen

Vi hanterar betalningsinformation avseende betalningar till föreningen, exempelvis betalning av fakturor, deltagaravgifter, medlemsavgifter samt gåvor till föreningen.

Uppgifter om medlemsavisering och betalning sker i enlighet med bokföringslagen samt lagar rörande penningtvätt.

Vi behandlar följande uppgifter avseende medlemsavisering:

• Vem medlemsavin/fakturan skickats till
  • Namn
  • Adress
  • E-postadress
  • Mobilnummer
  • Personnummer
     
• Vad medlemsavin/fakturan avser
  • Medlemskategori

Vi behandlar följande uppgifter avseende betalningsavsändare:

• Betalningsavsändare
  • Namn
  • Adress
  • Mobilnummer (vid Swishbetalning)
     
• Betalning
  • Belopp
  • Betaldatum
  • Betalningsmeddelande
     
• Syfte med betalningen
  • Vilken medlemsavi/faktura/medlemsansökan som betalningen avser.
  • Om betalningen avser gåva till föreningen.

Betalning från föreningen

Vid utbetalning av stipendier, leverantörsfakturor och återbetalning av felaktiga inbetalningar hanterar föreningen personuppgifter rörande betalningsmottagaren.

Vi behandlar följande uppgifter avseende betalningsmottagare:

• Betalningsmottagare
  • Namn
  • Mottagarens bankkonto-, bankgiro- eller plusgiro-nummer
     
• Betalning
  • Belopp
  • Betaldatum
  • Betalningsmeddelande
  • Vad betalningen avser (faktura, stipendium etc.)